Si tratta dell’attestazione, da parte del funzionario incaricato, della conformità all’originale di una copia (“copia conforme”).
L’autentica è possibile esclusivamente per copie di documenti originali (non è pertanto possibile autenticare una “copia di copia”) e queste ultime possono pertanto sostituire l'originale per gli usi previsti dalla legge. Non si può autenticare la copia di un atto notarile (unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso).
Nel caso di originale creato su supporto informatico, è necessario rendere disponibile il file, munito di marcatura temporale e di firma digitale in corso di validità, per l’opportuna verifica. Solo in presenza di tali requisiti l’ufficiale d’Anagrafe potrà procedere alla stampa del documento dal supporto informatico e all'autenticazione della stessa.
È dovuta, dall’origine, l'imposta di bollo a seconda dell'uso del documento (le ridotte casistiche di esenzione sono regolate dalla tabella B allegata al D.P.R. 642/1972 e dalle pronunce dell’Agenzia delle Entrate), nella misura di una marca da bollo ogni quattro facciate/fogli + € 0,52 per diritti di segreteria.
Per la documentazione riportata di seguito si può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:
- atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
- copie di pubblicazioni;
- titoli di studio;
- documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
In tale caso si applica quanto previsto per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
